Foto-Business

Buchhaltung für Fotografen (Selbstständig als Bildjournalist 3)

Von 14. Juni 2010 6 Kommentare

Das ist der dritte Teil der Gastartikelserie von Peter Wafler, Bildjournalist aus Köln.

Die Buchhaltung selber machen oder an einen Dienstleister abgeben?

Im Prinzip ist Buchhaltung für jeden erlernbar, speziell wenn man als Freiberufler nur seine eigenen Finanzen verbuchen muss. Kommen Angestellte hinzu oder bei der Gründung einer Firma, sollte man sich tatsächlich Hilfe holen.

Im Rahmen dieser Serie kann das Thema nur sehr oberflächlich besprochen werden, deshalb empfiehlt sich für Freiberufler mit einer einfachen Einnahmen-/Ausgabenstruktur ein Kurs oder die Hilfe eines Buchhalters, den man stundenweise für die eine oder andere Hilfestellung beim Verbuchen der einzelnen Posten ansprechen kann. Grundsätzlich würde ich hier raten, sich im Zweifel lieber Hilfe zu holen – eine unbemerkte falsche Buchung kann ein ziemliches Chaos anrichten.

Was nicht schaden kann, ist ein Pfund Disziplin. Wenn man die Buchhaltung regelmäßig erledigt und sich eine einfache Grundordnung zurechtlegt, verliert die Sache schnell ihren Schrecken. Wer vierteljährlich oder gar monatlich die im vorhergehenden Teil angesprochenen Umsatzsteuervoranmeldungen abgibt, muss sich ohnehin an diese Zeitvorgaben halten.

Das Geschäftskonto

Was braucht man nun, um Ordnung in den Berg aus Belegen, Rechnungen und Inventarlisten zu bringen? Zuerst  einmal ein separates Konto, über das alle Zahlungen und Einnahmen abgewickelt werden. Das macht am Anfang Probleme, weil man eventuell mehrere Abbuchungsaufträge umziehen muss, aber auf lange Sicht führt kein Weg daran vorbei. Denn der Vorteil eines separaten Kontos liegt auf der Hand: Man kann alle Buchungen anhand des Kontoauszugs durchführen, wenn man soviel wie möglich auch bargeldlos abwickelt. Zusätzlich gibt es eine Barkasse, die zur Bezahlung von Kleinstbeträgen (Parkgeld, etc…) dient.

Die Buchhaltungs-Software

Zweitens braucht man eine ordentliche Software. Es gibt eigentlich für jedes Betriebssystem ausreichend Auswahl, da muss man einfach für sich selbst eine Auswahl treffen und schauen, was man komfortabel findet.

Oft sind die Programme komplex, weil sie beispielsweise noch die Erstellung von Rechnungen umfassen oder über ein integriertes Mahnwesen verfügen. Meiner Erfahrung nach lohnt es sich aber, ein bisschen Zeit in die Einarbeitung zu investieren, wenn man dann hinterher beispielsweise Rechnungen oder Umsatzsteuervoranmeldungen per Knopfdruck erledigen kann, oder einen Überblick über offene Posten bekommt. So kann man sich täglich über den Zustand der eigenen Finanzen informieren und erlebt nicht irgendwann unschöne Überraschungen.

Über die Software erfasst man nun die Buchungen. Das sind, vereinfacht gesagt, alle Ausgaben und Einnahmen. Also Quittungen, Rechnungen, Honorarabrechnungen – sprich alles, was in irgendeiner Form mit Geld und der Selbstständigkeit zu tun hat. Diese Buchungen werden einzelnen Konten zugeschrieben, um eine Struktur in die Sache zu bringen. Es gibt beispielsweise ein Konto für Telefonkosten, auf das alle Rechnungen für Handy, Telefon oder auch UMTS-Karten gebucht werden.

Alle Konten sind in einem so genannten Kontenrahmen gegliedert. Am Anfang sieht das nach großem Chaos aus, aber schon nach einigen Buchungen kennt man die Konten und weiss, was wohin gebucht werden muss. Bei manchen Beträgen ist auch nicht gleich klar, auf welches Konto die nun gebucht werden müssen. Auch hier hilft es, sich fremden Sachverstand herbeizuholen.

Ordnung und Disziplin

Je mehr Ordnung und zeitliche Einteilung man sich selbst vorgibt, desto eher wird man vor unangenehmen Überraschungen bewahrt bleiben und desto geringer wird der Arbeitsaufwand sein. Der berühmte Schuhkarton mit den Belegen eines ganzen Jahres ist jedenfalls der totale Horror. Besser, man besorgt sich zum Beispiel eine dieser Unterschriftenmappen und sortiert die Belege wenigstens quartals- besser noch monatsweise dort ein. Verlorene Belege sind ebenfalls ein No-Go: Zu jeder Buchung muss ein Beleg (also die Rechnung des Händler zum Beispiel) und ein Zahlungsnachweis (Kontoauszug) existieren. Ansonsten wird das Finanzamt bei einer Prüfung sicher ein paar unangenehme Fragen stellen.

Herzlichen Dank an Peter Wafler für seine hilfreichen Tipps. Aus meiner persönlichen Sicht möchte ich (Michael Kirchner, der Betreiber von FOTOGRAFR) noch ein paar Dinge ergänzen:

  • Buchhaltung selber machen oder an einen Dienstleister geben: Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, die Fakturierung selber zu machen (Rechnungen schreiben und Zahlungseingänge überwachen), die Buchungssätze dann aber an einen Steuerberater zu geben, der die Einnahmen-Überschussrechnung, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Steuererklärung und ähnliches erstellt.
  • Geschäftskonto: Neben der von Peter angesprochenen organisatorischen Erleichterung, die ein Geschäftskonto mit sich bringt, untersagen die meisten Banken und Sparkassen auch die gewerbliche Nutzung eines privaten Giro-Kontos. Im Extremfall ist dann sogar der Wechsel der Bank erforderlich, da beispielsweise die Sparda-Banken gar kein Geschäfts-Girokonto anbieten.
  • Vor Festlegung eines Kontenrahmens im Buchhaltungsprogramm (in der Regel SKR03 oder SKR04) sollte man diesen möglichst mit seinem Steuerberater abstimmen. Das erleichtert die spätere Zusammenarbeit.
  • Buchhaltungsprogramm: Ich habe gute Erfahrungen mit Monkey-Office gemacht.
  • Wer sich erst einmal in das Thema einlesen möchte, dem empfehle ich , sich bei bei Amazon das Buch „Basiswissen Rechnungswesen“ zu bestellen.

Das wird Dir auch gefallen:

Peter Wafler

About Peter Wafler

Peter Wafler (geb. 1974), wohnt in Köln und fotografiert Konzerte seit 1991. Seine Bilder erscheinen in Print- und Onlinemedien wie zum Beispiel der Rheinischen Post, VISIONS, intro, der FAZ und bei laut.de. Außerdem arbeitet er für Kunden wie z.B. Vodafone und die Bildagentur Getty Images.

6 Kommentare

  • Michael sagt:

    Hallöle,
    den Artikel finde ich prima. Als (Fach)mann aus dem Bereich Steuern und Hobbyknipser möchte ich dennoch den Ratschlag geben „Schuster bleib bei deinen Leisten“. Grundsätzlich hat der Peter Wafzig recht, dass man die Buchhaltung bequem selbst erledigen kann und gerade bei nicht besonders hohen Einkünften ein enormes Einsparpotential hat. Auch die Standard Steuermeldungen kann man bequem über Elster Online oder direkt aus den gängigen Buchhaltungsprogrammen erledigen. ABER: Leider mangelt es eben oft an der notwendigen Disziplin. Erfahrungsgemäß sind es leider die Kleinunternehmer, die die meisste Arbeit produzieren, weil Fehler gemacht werden, die i.d.R. zwar zu korrigieren sind, aber eben im Nachgang noch mehr Kosten produzieren. Man sollte auch nicht vernachlässigen, dass ein guter Berater (davon gibt es leider viel zu wenige), nicht einfach die Buchhaltung ins System „kloppt“, sondern die Daten entsprechend analysieren (sollte), um u.U. frühzeitig auf Fehlgestalltungen, Liquiditätsabflüsse usw. hinzuweisen.

  • teatime sagt:

    Ich kann nur Michael zustimmen, seine Buchhaltung bis zu einem bestimmten Punkt (Rechnungstellung, Geldflußüberwachung) selbst zu machen.
    Das Steuerrecht ist inzwischen so komplex, dass ich die weiteren Schritte (EÜR, Abschreibungen, usw.) lieber mit einem Steuerberater zusammen erledige. Wichtig ist – wie auch im Bericht erwähnt – dass man akribisch alle Belege sammelt. Ich habe dafür eine Jahresmappe (Unterschriften- oder Wiedervorlagemappe) mit einer 12er-Sortierung für jeden Monat. Da kann man schnell die Belege ablegen und am Ende des Monats setzt man sich hin und bearbeitet die Mappe. Das ist schnell gemacht und erleichtert dem Steuerberater seine Arbeit.
    Zum Thema Kontoauszüge sollte man noch bedenken, dass einige Finanzämter die nur online bereitgestellten Auszüge nicht akzeptieren. Sie wollen unbedingt die am Auszugdrucker erstellten. Da sollte man sich vorher erkundigen.

  • Peter sagt:

    Noch mal von mir eine Anmerkung: Der Punkt, ab dem ein Steuerberater sinnvoll wird, ist von einigen Faktoren abhängig: Vorwissen, verwendete Software, eigene Disziplin, Komplexität des Geschäftsbetriebs. Mein Vorwissen ist recht fundiert, da ich schon zu Schulzeiten Rechnungswesen und Buchhaltung erlernt und seither immer wieder angewendet habe. Die Software (ich verwende auch Monkey-Office) ist sehr umfangreich und beherrscht viele Schritte, die über die reine Buchführung hinausgehen. Und letztlich ist der Geschäftsbetrieb eines reinen Bildjournalisten nicht besonders komplex. Das alles zusammengenommen macht für mich im Moment den Steuerberater entbehrlich. Das kann sich aber a) jederzeit ändern und b) gilt längst nicht für jeden.

    Davon abgesehen geht es auch darum, sich mit der Materie zu befassen. Wer Durchblick in Buchhaltung/Steuern hat, wird auch effizienter arbeiten können und weniger schnell in Schwierigkeiten geraten, wenns um das Thema Geld geht. Ob man dazu alles selbst machen muss, ist gar nicht die Frage – aber man kann sich trotzdem ein wenig damit auskennen und damit auch die Arbeit der Steuerberater besser einschätzen.

  • Volker sagt:

    Vielen Dank für die schöne Artikel Serie.

    Grüße,
    Volker

  • Als Buchhaltungsprogramm für den Mac kann ich „Umsatz“ empfehlen!
    Guter Artikel! 🙂

  • Mathias Merkling sagt:

    Seit 1 Jahr nutze ich das Online Programm „lexoffice“ (www.lexoffice.de) für meine Buchhaltung. Bin super zufrieden, da ich es von unterwegs mit meinem Mac und iPad perfekt bedienen kann. Optimal für einen Buchhaltung Muffel wie mich geeignet.

Hinterlasse eine Antwort

shares