Finanzen – Geld verdienen als Fotograf

Das ist der vierte Teil der Artikelserie „Selbständig als Bildjournalist“ von Peter Wafler.

Die Überleitung vom Thema „Steuern“ zum Thema „Finanzen“ ist einfach: Wer etwas versteuern will, muss erst einmal etwas einnehmen. Wie schon früher angedeutet, wird man neben Honorarauszahlungen auch Rechnungen schreiben müssen.

Um eine ordentliche Rechnung zu erstellen, muss man auf die Pflichtangaben achten. Dabei gibt es eine Grenze von 150 EUR, unterhalb derer ein paar der Pflichtangaben entfallen, die wir hier aber der Einfachheit halber mal außen vor lassen. Grundsätzlich benötigt man für eine ordentliche Rechnung folgende Angaben:

• Aussteller: Name und Anschrift des Rechnungsstellers. Dabei ist zu beachten, dass man den Namen nicht abkürzt.
• Empfänger: Name und Anschrift des Rechnungsempfängers.
• Steuernummer: Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID-Nummer des Rechnungsstellers
• Datum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Positionen: Die detaillierte Auflistung der einzelnen Rechnungsposten, falls vorhanden mit Angabe der geleisteten Menge.
• Leistungsdatum: Das Datum der Leistung muss vermerkt sein, gegebenenfalls sogar für jede Rechnungsposition einzeln.
• Nettobetrag, Steuerbetrag und Steuersatz sowie Bruttobetrag: Alle Beträge müssen einzeln ausgewiesen werden, hier sollte man keine Vereinfachungen vornehmen.
• Falls man keine Umsatzsteuer ausweist: Den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Neben den Pflichtangaben sollte man deutlich vermerken, welches Zahlungsziel (sprich die Frist zur Bezahlung der Rechnung) man einräumt und auf welches Konto das Geld überwiesen werden soll. Die Zahlungsziele kann man variieren. Ich halte nichts von zu knappen Zahlungszielen, räume aber auch nie mehr als 14 Tage ein. Innerhalb dieser Zeit sollte der Kunde in der Lage sein, die Rechnung zu bezahlen.

In manchen Unternehmen gibt es sehr lange Zahlungsläufe. Es kann durchaus vorkommen, dass ein Unternehmen manchmal nur alle drei Monate die fälligen Rechnungen zur Überweisung anweist. Meiner Meinung nach ein Unding, denn schließlich spielt man so lange Bank für die Rechnungsempfänger und gewährt ein zinsloses Darlehen. Auch wenn man in der Praxis leider am kürzeren Hebel sitzt – ein angemessenes Zahlungsziel ist immerhin ein deutliches Signal.

Denn auch beim Thema Mahnungen spielt das Zahlungsziel hinein. Erst, wenn das Zahlungsziel verstrichen ist, kann man ein Mahnung schreiben. So werden aus 14 Tagen Zahlungsziel oft Wochen und Monate bis zum Eingang der Zahlung. Grundsätzlich mahne ich aber ungern: Ein freundlicher Anruf hilft oft, einige Missverständnisse aufzuklären und vergiftet vor allen Dingen das Klima nicht gleich. Denn man will den Kunden ja behalten.

Überhaupt sollte man sich davor hüten, mit zügigen Zahlungseingängen auf dem eigenen Konto zu rechnen. Mit der Zeit kennt man seine Kunden und weiß ungefähr, wann Zahlungen eingehen. Trotzdem sollte man nie mit Beträgen rechnen, die nicht eindeutig auf dem eigenen Konto gutgeschrieben sind. Ich habe mir angewöhnt, mit dem schlimmsten Fall zu rechnen, nämlich dem Ausfall der kompletten Zahlung. Das ist zum Glück nicht der Regelfall, kann aber auch vorkommen.

Neben dem Einnehmen von Geld muss man vor allem beim Ausgeben vorsichtig sein. Wie schon beschrieben, sollte man für fällige Umsatzsteuervorauszahlungen und die Einkommenssteuer Rücklagen bilden. Darüber hinaus braucht man aber noch weitere Polster. Denn was man zum Beispiel an Abschreibungen verbucht, sollte auch wieder für Neuanschaffungen verfügbar sein. Von diesen übergeordneten Posten abgesehen, muss man auch die monatlichen Kosten im Blick haben. Die summieren sich oft aus vielen kleineren Beträgen, ergeben in der Summe aber oft einen erheblichen Betrag, den man jeden Monat stemmen muss. Wer von seinen Kunden dann noch zu geringe Honorare verlangt, findet sich schnell in der Verlustzone.

Besonders gefährlich wird es, wenn man anfängt sich in die eigene Tasche zu lügen. Was man immer wieder gerne hört, ist der Satz: „Ich bin noch am Anfang, da muss ich erst einmal mit günstigen Preisen ins Geschäft kommen“. Das ist gleich in zweierlei Hinsicht falsch: Erstens muss man gerade am Anfang auf ein ausgeglichenes Ergebnis achten, denn sonst kommt nach dem Anfang kein Mittelteil sondern direkt das Ende. Und zweitens verdirbt man sich mit günstigen Preisen selbst (und anderen) das Geschäft. Denn wie will man nach ein paar Monaten eine Preiserhöhung beim Kunden durchsetzen? Im Gegenteil: Seriöse Kunden kennen die Marktpreise und werden sich ihren Teil denken, wenn jemand mit Sonderangeboten um sich wirft. Rabatte sind in Ordnung, wenn die Menge stimmt. Ansonsten muss man sich vor allen Dingen angewöhnen, auch mal „Nein“ zu sagen. Wer sich dauernd runterhandeln lässt, vermittelt wenig Selbstbewusstsein an den Kunden und wird dadurch noch schneller austauschbar.

Doch zurück zu den monatlichen Kosten: Um die im Auge zu behalten, empfiehlt sich die Nutzung von Controllingfunktionen. Wenn die Buchhaltungssoftware das nicht anbietet, kann man sich auch mit einer kleinen Auflistung in Excel schnell einen Überblick über die monatlichen Kosten verschaffen. Hier gibt es keine Formerfordernisse – es geht nur darum, den Überblick zu behalten. Gerade bei Anschaffungen muss man immer genau rechnen: Was fällt an Abschreibungen an? Wird die Versicherung teurer? Und wie oft wird das Ausrüstungsteil zum Einsatz kommen? Da kann man schnell auch mal zum Schluss kommen, sich bestimmte Dinge für den Anwendungsfall zu leihen statt sie selbst vorzuhalten.