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Buchhaltung für Fotografen (Werbung)


Buchhaltung ist für Kreative nicht unbedingt das Thema, mit dem sie sich am liebsten beschäftigen. Je nach Einzelfall kann das pro Monat schon einmal mehrere Stunden beanspruchen. Stunden, in denen ein Fotograf oder Designer eigentlich lieber kreativ gearbeitet hätte.

Wenn dann der Anbieter Haufe-Lexware mit seinem Produkt lexoffice verspricht:

„Deine Buchhaltung macht sich von alleine“

ist das ein schlagkräftiges Argument.

Aber stimmt das auch?

Ehrlich gesagt war ich eher skeptisch, als ich vor etwa einem Jahr von einem Freund die Software lexoffice empfohlen bekam.

Meine frühere Lösung

Früher habe ich meine Buchhaltung von einer Steuerkanzlei erledigen lassen. Meine einzige Aufgabe war, die Belege zu sammeln, den Kontoauszügen zuzuordnen und jeden Monat in einem Pendelordner zum Steuerberater zu bringen.

Dort wurden die Buchungen dann erfasst und die Umsatzsteuervoranmeldung und die zusammenfassende Meldung erledigt.

Der ganze Ablauf war ziemlich umständlich, denn eigentlich hatte ich die meisten Rechnungen bereits in digitaler Form vorliegen. Diese dann auszudrucken, zu lochen und abzuheften um sie dann beim Steuerberater händisch eingeben zu lassen, erschien mir nicht sinnvoll.

Außerdem war die Auswertung, die ich jeden Monat vom Steuerberater bekam, für mich persönlich schwierig zu lesen.

Also musste eine neue Lösung her.

Mein Start mit lexoffice

Um die Software kennenzulernen, erstellte ich ab Herbst 2017 meine Rechnungen über lexoffice. Den weiteren Ablauf (Verbuchung über meinen Steuerberater) ließ ich erst einmal unverändert.

Verbuchung der Rechnungen in lexoffice

Erfreulicherweise wurden meine Rechnungen auch in der EÜR und GuV von lexoffice korrekt verbucht. Und zwar ohne dass ich noch einen zusätzlichen Arbeitsschritt tun musste.

Und damit hatte mich der Anbieter „am Haken“.

Wozu also noch die Rechnungen aufwändig von meinem Steuerberater manuell in sein System eingeben lassen?

Verbuchung der erhaltenen Rechnungen

Natürlich ist für eine vollständige Buchhaltung erforderlich, auch die Ausgaben korrekt zu verbuchen.

Also gab ich meine empfangenen Rechnungen ebenfalls in das System ein. Dazu musste ich nur meine erhaltenen Papierrechnungen einscannen und an das System übergeben. Bei digital vorliegenden Rechnungen war es noch einfacher.

Durch eine Kopplung mit dem Service Invoicefetcher ist es möglich, ganz automatisch die Rechnungen aus den Portalen der Online-Shops, Telekommunikationsanbieter usw. abholen und nach lexoffice übergeben zu lassen. Das ist eine Riesen-Erleichterung!

Und durch die Online-Schnittstelle zu meiner Bank (Sparkasse) sowie zu Paypal stehen auch die Umsätze bereits zu Verfügung. In vielen Fällen macht lexoffice einen Vorschlag für die Zuordnung zwischen Beleg (Rechnung) und Kontoumsatz. Ansonsten legt man die Zuordnung manuell fest.

Die Verbuchung auf die Buchhaltungs-Konten erfolgt im Hintergrund, ohne dass der Benutzer damit verwirrt wird. Der Benutzer legt nur die Art der Ausgabe in Textform fest, das korrekte Buchhaltungskonto wird automatisch gewählt.

Und damit kommt lexoffice seinem Versprechen „Deine Buchhaltung macht sich von alleine“ ziemlich nahe.

Anlagen

Selbstverständlich ist es möglich, seine abzuschreibenden Anlagen zu erfassen. Die entsprechenden Abschreibungen fließen dann ebenfalls in die Buchhaltung ein.

Ist die Buchhaltung nun tatsächlich fertig?

Im Dashboard bekommt man eine übersichtliche Auswertung. Und sowohl die Einnahmen-Überschussrechnung als auch die Gewinn- und Verlustrechnung werden in Echtzeit im Hintergrund erstellt.

Und das Gute: In EÜR und GuV kann ich jede Zahl anklicken und bekomme dann direkt eine Übersicht über die Belege, die zu dieser Summe geführt haben. Wenn ich mich also frage, wie sich der Betrag von 3.000 Euro für Materialeinkauf genau zusammensetzt, bekomme ich direkt eine Antwort darauf.

Endlich hatte ich Transparenz in meiner Buchhaltung. Sehr fein 🙂

Übermittlung an das Finanzamt

Sind alle buchhaltungsrelevanten Vorgänge erfasst, ist die Übermittlung der Daten an das Finanzamt (Umsatzsteuervoranmeldung und zusammenfassende Meldung) mit einem Mausklick erledigt.

Meine Entscheidung für lexoffice

Nach einer Testphase von 3 Monaten, in der ich meine alte Buchhaltungsmethode beibehalten habe und parallel dazu alle Vorgänge in lexoffice gebucht habe, war für mich klar, wohin die Reise geht: Seit dem 1.1.2018 nutze ich lexoffice produktiv und bin sehr glücklich damit.

Und wo ist der Haken?

Das klingt ja zu schön, um wahr zu sein. Aber einen Haken hat die Sache doch sicher auch, oder?

Ja, sogar mehrere. Davon möchte ich im folgenden berichten.

Der Steuerberater

So ganz auf einen Steuerberater verzichten wollte ich dennoch nicht. Mein (alter) Steuerberater sah sich aber nicht in der Lage, sich mit lexoffice anzufreunden. Er schaffte es nicht, eine Schnittstelle zwischen lexoffice und seinem eigenen System zu schalten (obwohl beide Systeme über Datev-Export bzw. Import verfügen). Und er weigerte sich, per Fernzugriff auf mein System zuzugreifen. Sein Argument, dann müsse er sich in jedes Mandanten-System einarbeiten, kann ich durchaus nachvollziehen.

lexoffice selber hat das Problem erkannt und bietet eine Steuerberater-Suche für spezialisierte Steuerkanzleien an.

Mein Tipp also: Wenn Du zu lexoffice wechseln möchtest, sprich vorher mit Deinem Steuerberater. Oder suche Dir einen neuen, so wie ich es gemacht habe.

Keine individuelle Buchhaltungskonten

In lexoffice ist es nicht möglich, eigene Buchhaltungskonten festzulegen. Das sah ich anfangs als Einschränkung an, habe aber mittlerweile verstanden, dass eine solche Möglichkeit die Bedienung der Software unnötig erschweren würde.

Fehlende Funktionen

Nicht alle Funktionen, die eine ausgewachsene Buchhaltungssoftware für größere Firmen bietet, ist auch in lexoffice umgesetzt.

Ich habe beispielsweise die Möglichkeit vermisst, eine Ansparabschreibung sinnvoll abzubilden. Da ich Ende 2017 einen neuen Firmen-PKW angeschafft habe, konnte ich meine eigene Ansparabschreibung glücklicherweise zum 1.1.2018 auflösen und damit hatte sich das Problem für mich erst einmal erledigt.

Positiv ist, dass der Anbieter regelmäßig neue Funktionen bereitstellt. Dabei wird auf die Bedürfnisse der Benutzer eingegangen. Es kann aber durchaus sein, dass man einmal etwas länger auf die Umsetzung wartet. Oder dass bestimmte Dinge gar nicht realisiert werden, weil sie zu selten verlangt werden.

Mein Fazit

Es ist durch meinen Erfahrungsbericht sicher schon deutlich geworden: Ich bin mit lexoffice sehr glücklich.

Endlich ist meine Buchhaltung so transparent und einfach, wie ich mir das vorher immer gewünscht hatte.

Und ich spare durch die Vermeidung einer unnötigen Doppeleingabe von Belegen und der automatisierten Erstellung der EÜR bzw. GuV pro Monat zwischen 120 und 150 Euro Buchhaltungskosten, ohne selber einen signifikant höheren Aufwand zu haben.

Daher habe ich auch gerne zugesagt, als lexoffice mich gebeten hat, diesen Erfahrungbericht zu schreiben. Ja, ich werde dafür bezahlt. Aber der Bericht entspricht voll und ganz meiner eigenen Meinung.

lexoffice unverbindlich ausprobieren

Unter dem Link

https://www.lexoffice.de/fotografen/
 
bietet lexoffice einen kostenlosen 30-Tage-Test an, um sich mit der Software und ihren Möglichkeiten vertraut zu machen.

About Michael Omori Kirchner

Ich arbeite als Fotograf in Heidelberg und gebe mein Wissen und meine Erfahrung als Business-Coach für Kreative weiter. Mehr

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